ما هي إدارة سير العمل؟
تقوم إدارة سير العمل بإنشاء وتحسين مسارات البيانات من أجل إكمال العناصر في عملية معينة. تتضمن إدارة سير العمل العثور على مهام زائدة عن الحاجة ، ورسم خرائط لسير العمل في حالة مثالية ، وأتمتة العملية ، وتحديد الاختناقات أو مجالات التحسين.
المكونات الأساسية لسير العمل
يتكون سير العمل من ثلاثة مكونات أساسية.
خطوات محددة مسبقًا
الخطوات هي إطار عمل محدد مسبقًا للمهام في سير العمل. أنها توفر الوضوح حول ما يحدث في كل مرحلة من مراحل سير العمل حتى نقطة النهاية. قد تكون الخطوات يدوية أو آلية بناءً على عمليات سير العمل المختلفة.
يمكن أن تكون خطوات سير العمل خطية أو متفرعة أو خليطًا من الاثنين.
ألأطراف الفاعلة
أصحاب المصلحة هم الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ مهام محددة في سير العمل. يتم تعيين أصحاب المصلحة إما لكل خطوة من خطوات سير العمل ، أو لمجموعة من الخطوات ، أو لسير العمل بأكمله.
في بعض مهام سير العمل ، تكون الخطوات مؤتمتة بالكامل ، مما يجعل أصحاب المصلحة أقل نشاطًا. يتدخل أصحاب المصلحة فقط في سير العمل أثناء ظروف معينة أو عند ظهور مشاكل.
الظروف
الشروط هي قواعد لسير العمل. إنهم يحددون متى تكتمل خطوة معينة وما هي الخطوة التالية التي يجب أن تكون. تعتبر الشروط أكثر فائدة لمهام سير العمل من نوع الموافقة حيث يتم تخطي بعض الخطوات بناءً على المعلومات.
فيما يلي مثال على سير العمل:
3 أفضل ممارسات إدارة سير العمل الأساسي
إدارة سير العمل هي ممارسة على مستوى الشركة يجب أن تكون على رأس أولويات كل قائد.
فيما يلي ثلاث أفضل ممارسات أساسية لإدارة سير العمل يجب اتباعها.
1. مسارات عمل محددة بوضوح
غالبًا ما يكون هناك المئات من مهام سير العمل في كل فريق وقسم. يتم إخفاء مهام سير العمل هذه بين الأدوات والموظفين المختلفين. تظهر علامة الإدارة الجيدة لسير العمل عندما تكون المؤسسة بأكملها على دراية بكل عمليات سير العمل هذه.
لا يوجد ضغط لأتمتة كل سير عمل ، ولكن يجب توثيقها. عندما يحين الوقت المناسب ، لن تحتاج إلى البحث في مئات الرسائل الإلكترونية والبرامج لاعتماد الأتمتة.
بعض مهام سير العمل محددة ومرئية بوضوح ، والبعض الآخر ليس كذلك. ولكن يجب أن تحاول باستمرار تحديد مهام سير العمل هذه و المستند .
2. ترتيب أولويات سير العمل وتبسيطه
يجب أن تعمل مهام سير العمل ذات الأولوية القصوى في أفضل حالاتها. يجب أن تكون هزيلة ، رشيقة ، وموجهة نحو الهدف.
على سبيل المثال ، ابدأ بمهام سير العمل التي تواجه العملاء مثل عمليات المبيعات والموافقات على الخصم ، أو تدفقات العمل المتمحورة حول الموظف مثل التوظيف والإعداد . هذه هي مهام سير العمل الحاسمة التي لها تأثير كبير على المنظمة.
توجد مهام سير عمل فرعية تعمل داخل مهام سير العمل الأساسية هذه. يجب منحهم الأولوية التالية والتركيز دائمًا على خدمة مهام سير العمل الأساسية الخاصة بهم. على سبيل المثال ، يجب إعطاء الأولوية لعمليات سير عمل الطلبات الإبداعية للتسويق خلف مهام سير عمل المبيعات المهمة.
3. المراقبة والتحسين المنتظم
الطريقة الوحيدة للحصول على سير عمل عالي الكفاءة هي من خلال التحسين. ستظل محاولتك الأولى في بناء سير عمل غير فعالة ، بغض النظر عن مدى ذكائها واستنادها إلى البيانات. سير العمل على الورق مثالي وغير إنساني. تدفقات العمل التي يتم تشغيلها في الوقت الفعلي غير كاملة وبشرية.
المنظمة التي تدير تدفقات عمل فعالة مجهزة للتعامل مع جميع أهداف العمل بسهولة.
ما هو نظام إدارة سير العمل؟
نظام إدارة سير العمل هو أداة برمجية مصممة للمساعدة في تبسيط عمليات الأعمال الروتينية لتحقيق الكفاءة المثلى. تتضمن أنظمة إدارة سير العمل إنشاء نموذج للاحتفاظ بالبيانات وأتمتة مسار تسلسلي للمهام لتتبع البيانات حتى تتم معالجتها بالكامل.
قد يتم تنفيذ المهام في مهام سير العمل بواسطة شخص أو بواسطة نظام. مع وجود العديد من الخيارات والعديد من المنتجات التي تطلق على نفسها اسم أداة سير العمل ، من الصعب معرفة ما ستحصل عليه. ما الذي كان بالأمس أداة بسيطة لإدارة مشروع كانبان تدعي الآن أنها نظام سير عمل مؤتمت بالكامل؟
ماذا يفعل نظام إدارة سير العمل (WMS)؟
عندما تكون في السوق للحصول على نظام إدارة سير العمل (WMS) ، فأنت تبحث عن شيء ما
يسمح للأفراد بأتمتة العمليات المتكررة
يتابع تلقائيًا المهام غير المكتملة في العملية
يعطي صورة شاملة لسير العمل مع مقاييس الأداء
للحصول على القيمة الحقيقية للمال الذي يعد به WMS ، يجب أن يحتوي على الأقل على هذه الميزات العشر الأساسية. لا ترضى بشيء لا يواكب تسلسل العمليات ولا يحقق الإنتاجية.
10 ميزات يجب أن يتمتع بها كل نظام إدارة سير عمل
1. مصمم سير عمل بديهي وخالي من التعليمات البرمجية
إذا طلبت من مالك العملية إنشاء سير عمل ، فمن المحتمل أن يرسم خطاً مستقيماً بالخطوات الأساسية في العملية ، كل منها يتطلب إدخالاً أو موافقة أو رفضًا.
إذا طلبت من أحد المبرمجين إنشاء برنامج لسير عمل الموافقة على الفاتورة ، فسيبدأ في الظهور مثل شجرة عائلة Oedipus.
يتيح لك نظام إدارة سير العمل الرائع التفكير في الحلقات الخطية البسيطة والقيام بكل الأشياء المعقدة في الخلفية.
2. مصمم نموذج WYSIWYG
في عام 2020 ، ليس هناك أي عذر لمصمم النماذج ليكون أقل من رائع. يجب أن تكون طريقة السحب والإفلات. وأنت بحاجة إلى الحقول بجميع أنواعها. نص وأرقام وخرائط وحسابات وقوائم منسدلة والمزيد! إذا لم تكن معجبًا في البداية بمصمم النموذج لنظام إدارة سير العمل لديك ، فمن المحتمل أنك ستتجاوزه بسرعة كبيرة.
هل تريد تحديد الممثل التالي لمهمة من النموذج؟ هل تريد ربط النموذج الخاص بك بقاعدة بيانات مختلفة؟ تريد عرض البيانات الحية من موقع على شبكة الإنترنت؟ كل هذا يجب أن يكون سهل التحقيق.
يجب أن يكون مصمم النموذج الخاص بك بسيطًا وبديهيًا ولا يحتاج إلى استشاري لتوجيهك عبره.
3. التكامل مع التطبيقات السحابية الأخرى
اعتاد الدمج أن يكون ميزة جيدة في إدارة سير العمل . الآن من الضروري.
لا تعمل مهام سير العمل بشكل مستقل عن العمليات الأخرى. يجب أن تتدفق المستندات وتقارير المبيعات والتدفقات النقدية والتقويمات وتفاصيل الاتصال بسلاسة من أداة سير العمل إلى نظام إدارة المحتوى والتقويم والبريد الإلكتروني والبرامج المالية والمزيد.
إذا لم يكن إعداد نظام إدارة سير العمل أمرًا سهلاً للغاية للتكامل مع الأدوات الأخرى المتوفرة ، فهذا يعني أنه قديم بالفعل.
4. التكنولوجيا القائمة على السحابة
انتهى النقاش حول السحابة في مقابل داخل الشركة إلى حد كبير. اختيار خيار داخل الشركة يشبه المراهنة على أن موقع MySpace سيعود.
ولا يتعلق الأمر فقط بالوصول إلى بياناتك من أي مكان. يتعلق الأمر بمن هو المسؤول عن التحديثات والصيانة. يتعلق الأمر بالامتثال وخصوصية البيانات. يتعلق الأمر ببناء شراكة مع مورد بدلاً من مجرد إجراء عملية شراء لمرة واحدة. يجب أن تكون أداة إدارة سير العمل الخاصة بك موجودة في السحابة إذا كنت تريد أي لقطة تجعلها مفيدة لفريقك.
5. التقارير المستندة إلى KPI
ستتيح لك الكثير من أدوات سير العمل الموجودة هناك إنشاء سير عمل بسيط. ولكن إذا كنت جادًا في تحقيق مستوى جديد من الإنتاجية فعليًا ، فستحتاج إلى بعض ميزات إعداد التقارير القوية.
عندما أول أتمتة سير العمل ، فأنت تدخل ساحة اختبار. ما كنت تعتقد أنه يسير بسلاسة قد يستغرق وقتًا أطول بكثير مما كنت تتوقعه. قد تدرك أنك بحاجة إلى خطوة جديدة ، أو تجد أن لديك العديد من الخطوات. ستتيح لك وظيفة إعداد التقارير القوية المستندة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية في WMS رؤية وتحليل أماكن الاختناقات وأين تركز انتباهك.
6. مؤشرات حالة اتفاقية مستوى الخدمة
سيكون نظام إدارة سير العمل الجيد بمثابة محطة واحدة لجميع العمليات الأساسية في مؤسستك. لذلك ، قد تحتوي أداة سير العمل الخاصة بك على أكثر من 30 مهمة سير عمل قيد التشغيل في أي وقت. عندما تفكر في عرض كل هذه الأشياء على لوحة القيادة ، فأنت بحاجة إلى طريقة للتأكد من مواكبة جميع مهامك.
يمكن أن تتيح لك مؤشرات SLA معرفة أيها أكثر إلحاحًا ، وأي منها يمكنه الانتظار أثناء التعامل مع المهام الأخرى. يجب أن تستخدم لوحة القيادة الخاصة بـ WMS رموز الألوان أو أداة مماثلة لجذب انتباهك إلى مهام سير العمل الأكثر إلحاحًا.
7. الإخطارات متى وأينما كنت في حاجة إليها
مفتاح سير العمل الآلي هو أنك لا تحتاج أبدًا إلى دفعها. مثل سيارة دربي خشب الصنوبر ، بمجرد أن تبدأ عملية جديدة ، يجب أن تستمر حتى تنتهي دون الحاجة إلى أي شخص لمتابعة.
مفتاح هذا النوع من التدفق هو الإخطارات. سيرسل نظام إدارة سير عمل الأعمال الفعال إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو دفع الإخطارات على هاتفك المحمول لتذكيرك بالموافقات القادمة. يجب أن يكون المستخدمون أيضًا قادرين على تخصيص نوع الإشعارات التي يتلقونها.
8. الفروع الموازية
جميع مهام سير العمل متسلسلة ، لكن بعضها فريد. يمكن أن تحدث بعض الخطوات المتسلسلة في نفس الوقت. خذ طلب سفر أو طلب شراء. لديها مسار يمكن التنبؤ به للغاية ، ولكن ماذا لو كان للسفر الدولي؟ قد تحتاج إلى مسار منفصل يتعامل مع جوازات السفر وتفاصيل أخرى عن الرحلة القادمة.
يجب أن تكون إضافة هذا النوع من التعقيد أمرًا سهلاً ويجب ألا تتطلب درجة علمية في علوم الكمبيوتر. من النموذج مباشرةً ، يجب أن تكون قادرًا على إضافة فرع وإنشاء المهام الشرطية بسهولة.
9. مراقبة الوصول على أساس الدور
تحتوي العديد من مهام سير العمل على معلومات حساسة لا يُقصد مشاركتها مع كل شخص في العملية. يجب أن يسمح لك كل نظام لإدارة سير العمل بتخصيص ما يمكن لكل مستخدم رؤيته وتحريره. يجب ألا يؤدي إجراء تغيير سريع على هذا الجزء من سير العمل إلى كسره أو التأثير على الطلبات التاريخية.
10. شفافية التسعير
لماذا تستثمر مبلغًا ضخمًا من رأس المال في البرامج التي قد تسبب لك مشاكل أكثر مما تستحق؟ ماذا لو كنت تريد أتمتة عملية واحدة فقط بين عدد قليل من الأشخاص؟ هل ما زلت بحاجة إلى استثمار الكثير من المال؟
تعمل أفضل أنظمة إدارة سير العمل على نموذج الدفع أولاً بأول شهريًا حيث تكون الرسوم شاملة تكاليف التشغيل ولا تدفع إلا مقابل عدد المستخدمين الذين يصلون إلى النظام. إذا لم تخبرك أداة سير العمل بالتكلفة المناسبة على موقع الويب ، فهذا يعني أنهم يحاولون معرفة مقدار ما يمكنهم الحصول عليه منك بناءً على حجمك وسمعتك.
اختر أداة مقدمة ولن تسبب لك صدمة عند استلام الفاتورة الأولى. أثناء التحقيق في خياراتك ، ضع هذه الأشياء العشرة في الاعتبار. لا ترضى بشيء أقل من مدهش عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على سير عملك سريعًا وسلسًا.
